Электронный документооборот

• Преемственность традиций и западные веяния
  • Национальные особенности При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным необходимо учитывать и специфику российского делопроизводства.

    Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет.

    Во-вторых, внедрение любой новой технологии должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.

  • Западные системы В России
  • От коллежского асессора до секретаря-референта
  • Регламентация современного делопроизводства в России
  • Делопроизводство и документооборот
  • Типовая технология работы с документами
  • Внутренний документооборот
  • Архивное хранение документов
• Делопроизводство в среде Windows
  • Знакомство с MS Windows Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость освоения и реализации этих возможностей. Описание MS Windows (в дальнейшем - просто Windows) в данной книге имеет ознакомительный характер и рассчитано на тех пользователей, которые только начинают работать в среде Windows, более подготовленные читатели могут эту главу пропустить. Термин "делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином "информационно-документационное обеспечение управления", которое включает следующие этапы: _:
    • создание документов и их оформление;
    • прием-передачу документов;
    • организацию движения документов;
    • регистрацию и контроль документов;
    • организацию групповой работы над документами;
    • информационное обслуживание; .
    • хранение документов.
  • Экран компьютера - это ваш рабочий стол
  • Как хранится информация в памяти компьютера
  • Учимся работать с окнами
  • Значок "Мой компьютер" на рабочем столе вашего ПК
  • Что делать с файлами и папками
  • Несколько полезных советов, чтобы не уставать
• Из чего состоит "электронный офис"
  • Что общего у всех приложений Office Сегодня Microsoft Office (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными. Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса. Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или для управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества.
  • Создание, открытие и сохранение документов Office
  • Панели команд, элементы меню
  • Как создавать однотипные документы
  • Настройка панелей инструментов
  • Просмотр документов на экране
  • Справочная система Microsoft Office
• Cначала было слово (Word)
  • Как приступить к работе с документом в Word Документ является основным носителем текстовой информации и объектом труда в сфере управления. Если в организации для делопроизводства используется Microsoft Office, то большинство документов подготавливается с помощью текстового процессора Word, который является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты на создание и оформление документов, позволяя:
    • вводить текст с одновременным контролем орфографии и даже стилистики на экране;
    • легко вносить исправления и изменения в тексте;
    • оформлять документ в соответствии с его назначением;
    • сохранить полученный результат для последующего использования;
    • добавлять в текст таблицы, графические объекты и т. д.;
    • использовать готовые шаблоны документов;
    • печатать документ на различных принтерах;
    • автоматически создавать указатели и оглавления;
    • отправлять документы по факсу или по электронной почте.
  • Создание документа - это процесс
  • По одежке встречают (оформление документа)
  • Документ в стиле ретро
  • Многообразие и подобие документов
  • Проверка правописания
  • Создание колонтитулов
  • Печать документа
  • Представление данных в виде таблицы
  • Циркулярная рассылка
• Автоматизация работы с документами
  • Работа с двумя и более документами Использование средств автоматизации Word позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов. В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне. Например, пользователь может видеть на экране следующие документы Word, открытые в течение дня:
    • отчет, который необходимо исправить сегодня;
    • документ, содержимое которого нужно скопировать в отчет, также открыт;
    • новый документ, созданный для составления письма. По окончании составления письма оно сохраняется и закрывается.
  • Автотекст и автозамена
• Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
  • Основные элементы электронной таблицы Excel Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами. Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
  • Ввод и редактирование данных
  • Автоматизация работы в Excel
  • Вычисления в Excel
  • Форматирование таблицы
  • Работа с листами
  • Объемные таблицы в Excel
  • Как читать большие листы
  • Предварительный просмотр и печать таблицы
• Диаграммы
  • Построение диаграмм
  • Объекты диаграммы
  • Изменение внешнего вида диаграммы
  • Круговые диаграммы
• Совместное использование данных
  • Копирование данных между приложениями Microsoft Office 2000 предоставляет пользователю несколько способов обмена данными между приложениями. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаём то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые документы в Word, электронные таблицы и диаграммы, создаваемые в Excel, и слайды в PowerPoint. Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а затем вставляться в другое приложение. Например, таблицы, сделанные в Word, можно легко скопировать в Excel или вставить лист или диаграмму Excel в документ Word. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника.
  • Связывание и внедрение объектов
• Приложение Microsoft Outlook
  • Основные возможности Оutlook Приложение Microsoft Outlook-мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.
  • Запуск Outlook
  • Элементы и папки Outlook
  • Outlook сегодня
  • Календарь
  • Контакты
  • Задачи
  • Дневник
  • Заметки
  • Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
  • Электронная почта
• Унификация документов, используемых в сфере  делопроизводства
  • Перечень правовых, нормативных и других документов по оформлению ОРД и работе делопроизводственных служб

    Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве. При оформлении документов необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, составной частью имиджа организации. В настоящей главе приведены образцы документов, наиболее часто используемых в сфере делопроизводства предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, и дано их краткое описание.

  • Образцы документов, создаваемые с помощью приложений Office
  • Документы по распорядительной деятельности
  • Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
  • Документы по личному составу предприятия
  • Информационно-справочные документы
  • Справочно-аналитические документы